شركة الشرق الأوسط لخدمات الأعمال

تصميم الوصف الوظيفي ودليل الأداء لكل وظيفة

تصميم الوصف الوظيفي ودليل الأداء لكل وظيفة

يُعتبر تصميم الوصف الوظيفي ودليل الأداء من أهم الأدوات التي تساهم في تعزيز الكفاءة التنظيمية في أي مؤسسة أو منشأة. فعن طريق الوصف الوظيفي يتم تحديد دور كل موظف في المنشأة بوضوح، مما يساعد على تحسين التنسيق داخل الفريق وزيادة الفهم المشترك للمهام والمسؤوليات. أما دليل الأداء، فهو أداة تقييم تُستخدم لقياس مدى تحقيق الموظف للأهداف المحددة، مما يساعد في تحسين الأداء الفردي والجماعي وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنشأة.

أولًا: تعريف الوصف الوظيفي

الوصف الوظيفي هو مستند يحتوي على تفاصيل مهمة حول الوظيفة داخل المنظمة. يتضمن الوصف الوظيفي المهام والمسؤوليات التي يُتوقع من الموظف القيام بها، بالإضافة إلى المهارات والمؤهلات المطلوبة، والأهداف والنتائج التي يجب تحقيقها.

مكونات الوصف الوظيفي:

  1. المسمى الوظيفي: هو العنوان الذي يطلق على الوظيفة في المنشأة، مثل “مدير تسويق”، “محاسب”، “مهندس كهرباء”، إلخ.
  2. الهدف من الوظيفة: يوضح الهدف الرئيسي من وجود الوظيفة في المنشأة، مثل: “الهدف من وظيفة مدير الموارد البشرية هو إدارة كافة عمليات التوظيف وتدريب الموظفين”.
  3. المسؤوليات والمهام: تشمل قائمة تفصيلية بالأنشطة والمهام اليومية التي يتحمل الموظف مسؤوليتها. مثلاً:
    • متابعة تنفيذ استراتيجيات التسويق.
    • تنسيق الاجتماعات والفعاليات.
    • إعداد التقارير المالية.
  4. المؤهلات والمتطلبات: تشمل المهارات، التعليم، الخبرات، والقدرات الفنية أو الشخصية المطلوبة. مثل:
    • شهادة بكاليروس في التسويق.
    • خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الإدارة.
    • مهارات في التواصل وحل المشكلات.
  5. البيئة والظروف: توضح تفاصيل حول بيئة العمل، مثل ساعات العمل، والموقع الجغرافي، وأي متطلبات خاصة بالوظيفة (مثل العمل في بيئة سريعة التغير أو تحت ضغط).
  6. السلطات والصلاحيات: تحديد مستوى السلطة والقدرة على اتخاذ القرارات في الوظيفة. هل الموظف لديه صلاحية اتخاذ قرارات بمفرده؟ هل يجب أن يتم التنسيق مع المدير أو فرق أخرى قبل اتخاذ قرارات؟
  7. العلاقات الوظيفية: توضح العلاقة بين الموظف وأصحاب المصلحة الآخرين مثل المدير المباشر، زملاء العمل، والأقسام الأخرى.

ثانيًا: تصميم دليل الأداء

دليل الأداء هو مستند يُستخدم لتقييم أداء الموظفين بناءً على مجموعة من المعايير الموثوقة والموضوعية. يهدف دليل الأداء إلى تحديد مستوى الإنجاز الذي يتوقع من الموظف تحقيقه في وظائفه المختلفة. يتضمن هذا الدليل معايير تقييم تتعلق بالكفاءة والفعالية في إنجاز المهام.

مكونات دليل الأداء:

  1. الأهداف والتوقعات: يتم تحديد الأهداف الرئيسية التي يجب أن يحققها الموظف بناءً على دوره في المنظمة. هذه الأهداف يجب أن تكون قابلة للقياس، محددة بالزمن، وقابلة للتحقيق. مثل: “زيادة نسبة المبيعات بنسبة 15% خلال العام المقبل”.
  2. المعايير والمؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs): تشمل المعايير التي يتم بناء عليها قياس الأداء، مثل:
    • الإنتاجية: مثل عدد المهام التي تم إنجازها خلال فترة معينة.
    • الجودة: مدى دقة واحترافية العمل المنجز.
    • الالتزام بالمواعيد: قدرة الموظف على إتمام المهام في الوقت المحدد.
    • الابتكار والإبداع: تقديم أفكار جديدة لتحسين العمل أو التغلب على التحديات.
  3. التقييم الذاتي: يمكن أن يتضمن دليل الأداء قسمًا يتمكن الموظف من تقييم نفسه فيه بناءً على الأهداف والمعايير المحددة. هذا يساعد الموظف في التعرف على نقاط قوته والفرص المتاحة لتحسين أدائه.
  4. التقييم من قبل المدير المباشر: يتم تقييم الأداء من قبل المدير المباشر بناءً على المعايير المحددة. التقييم يكون عادة عبر مقياس أو نقاط يتم تخصيصها لكل معيار، مما يساعد على تحديد مستوى الأداء بشكل دقيق.
  5. التغذية الراجعة: يتضمن دليل الأداء تزويد الموظف بتغذية راجعة بناءة ومفصلة عن أدائه، مع التركيز على الجوانب التي يمكن تحسينها. يتم تقديم هذه التغذية الراجعة خلال اجتماعات دورية مثل “اجتماعات التقييم السنوي” أو “التقييم النصفي”.
  6. خطط التطوير والتدريب: بناءً على نتائج التقييم، يمكن أن يتضمن دليل الأداء أيضًا توصيات بشأن التدريب أو التطوير المهني للموظف. على سبيل المثال: “ينبغي للموظف إتمام دورة تدريبية في استخدام أدوات التحليل المالي”.
  7. التعويض والمكافآت: يمكن أن يرتبط دليل الأداء أيضًا بنظام المكافآت والحوافز في المنشأة. بناءً على مستوى الأداء، قد يحصل الموظف على زيادة في الراتب، أو ترقيات، أو مكافآت مالية.

ثالثًا: خطوات تصميم الوصف الوظيفي ودليل الأداء

1. تحليل الوظائف:

يجب بدء عملية تصميم الوصف الوظيفي بتحديد وتحليل كل وظيفة في المنظمة. هذا يشمل جمع المعلومات من خلال المراجعة الوظيفية، مقابلات مع الموظفين، استبيانات، أو دراسات سابقة.

2. كتابة الوصف الوظيفي:

بناءً على نتائج التحليل، يجب كتابة الوصف الوظيفي بشكل دقيق وواقعي مع التأكد من تغطيته لجميع جوانب الوظيفة (المهام، المؤهلات، السلطات).

3. تحديد المعايير الخاصة بالأداء:

بعد تحديد المهام الأساسية للوظيفة، يجب تحديد الأهداف والمعايير التي سيتم بناءً عليها تقييم الأداء. هذه المعايير يجب أن تكون واقعية، قابلة للقياس، ومتوافقة مع أهداف المنظمة.

4. إشراك المديرين والموظفين:

يمكن إشراك المديرين المباشرين والموظفين في تحديد المعايير والأهداف المناسبة للأداء. هذا يساهم في وضوح التوقعات وتجنب سوء الفهم.

5. مراجعة وتحديث الوصف الوظيفي ودليل الأداء:

يجب أن يتم مراجعة الوصف الوظيفي ودليل الأداء بشكل دوري للتأكد من توافقهما مع التغيرات في أهداف المنظمة أو التغيرات في بيئة العمل.

رابعًا: فوائد الوصف الوظيفي ودليل الأداء

  1. تحسين التنظيم والوضوح: من خلال تحديد المسؤوليات والمهام بوضوح في الوصف الوظيفي، يتحقق التنظيم الجيد ويُصبح الموظفون على دراية تامة بما يُتوقع منهم.
  2. زيادة الإنتاجية: يوفر دليل الأداء معايير واضحة لأداء الموظفين، مما يساعد على تحفيزهم وتحسين أدائهم بشكل مستمر.
  3. تحديد التطوير المهني: من خلال التقييم المستمر في دليل الأداء، يمكن التعرف على نقاط القوة والضعف للموظف وبالتالي وضع خطة تدريبية لتطوير مهاراته.
  4. تحقيق التوازن بين الحوافز والعقوبات: باستخدام التقييم الموضوعي في دليل الأداء، يمكن تحفيز الموظفين ذوي الأداء العالي ومنحهم المكافآت المناسبة، بينما يُتخذ مع الموظفين الذين يحتاجون لتحسين في أدائهم خطوات تطويرية أو حتى إجراءات تصحيحية.

الخاتمة

إن تصميم الوصف الوظيفي ودليل الأداء هو عملية حيوية لتحسين الأداء الوظيفي داخل المنظمة. يساعد الوصف الوظيفي في تحديد المهام والمسؤوليات بوضوح، بينما يوفر دليل الأداء آلية لقياس التقدم والتحقق من تحقيق الأهداف. من خلال تنفيذ هذه الأدوات بشكل فعّال، يمكن تحقيق تنظيم أفضل، وزيادة الإنتاجية، وتحفيز الموظفين على تحسين أدائهم المستمر.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

Scroll to Top